Wöchentliche Arbeitszeiterfassung für geringfügig beschäftigte Hiwis

 

Was ist die wöchentliche Arbeitszeiterfassung?

Mit dem Eintreten des Mindestlohngesetzes muss für alle geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer sogenannte die tägliche Arbeitszeit erfasst und von Arbeitnehmer (Hiwi) und Arbeitgeber (betreuender Universitätsangestellter) unterzeichnet werden. Die Aufzeichnung muss spätestens eine Woche (!) nach der erbrachten Arbeitsleistung stattfinden. Die Belege sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Laut Mindestlohngesetz ist eine Zuwiderhandlung gegen diese Aufzeichnungspflicht eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 € geahndet werden.

Für weitere Informationen gibt es ein entsprechendes Informationsblatt der Personalabteilung auf der Hiwi-Webseite der Personalabteilung.

 

Für wen gilt die wöchentliche Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung muss für alle geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer durchgeführt werden. Dies sind Arbeitnehmer, deren Monatslohn nicht über die Sozialversicherungsfreiheit hinausgeht, d.h. unter 450 € im Monat liegt. Für wissenschaftliche Hilfskräfte sind dies zur Zeit (Ende 2015) in der Regel Arbeitsverträge mit

  • bis einschließlich 10 Wochenstunden ohne Abschluss,
  • bis einschließlich 9 Wochenstunden mit Bachelor- oder vergleichbarem Abschluss (bzw. 8 Wochenstunden, falls der Vertrag über den 1. Dezember läuft und daher Weihnachtsgeld gezahlt wird),
  • bis einschließlich 6 Wochenstunden mit akkreditiertem Master, Diplom oder einem vergleichbaren Abschluss.

Alle solchermaßen eingestellten Hiwis sind von der Sozialversicherungspflicht befreit (d.h. Bruttogehalt = Nettogehalt) und müssen ihre Arbeitszeiten entsprechend des Mindestlohngesetzes dokumentieren.

 

Wie wird die wöchentliche Arbeitszeiterfassung durchgeführt?

In Ermangelung moderner elektronischer Hilfsmittel hat die Personalabteilung ein Formblatt entwickelt, in das die täglichen Arbeitszeiten eingetragen werden und das danach sowohl vom Hiwi als auch vom Betreuer unterzeichnet wird. Das Formblatt gibt es als handschriftlich ausfüllbare PDF-Datei oder als MS-Word-Dokument zum Vorausfüllen am PC und sollte analog diesem Muster eines Arbeitszeiterfassungsformulars ausgefüllt werden. (Eine Übersicht über die Kalenderwochen des Jahres 2015 befindet sich z.B. hier.)

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen wöchentliche Arbeitszeiten durch z.B. unregelmäßige Arbeitszeiten oder Vor- oder Nacharbeiten nicht immer unbedingt mit der im Vertrag angegebenen Wochenarbeitszeit übereinstimmen müssen. Eventuelle Überträge, auch negative, können im Punkt (C) des Formblatts angegeben werden. Die gesamte Arbeitszeit (= Wochenstundenzahl × beschäftigte Wochen) muss aber natürlich übereinstimmen. Falls abzusehen ist, dass die tatsächliche Gesamtarbeitszeit größer oder kleiner sein wird als die vertraglich vereinbarte, sollte dies rechtzeitig festgestellt und ggf. der Hiwivertrag geändert werden.

Die ausgefüllten und vom Hiwi unterzeichneten Formblätter jeder Kalenderwoche müssen spätestens 7 Tage nach der erbrachten Arbeitsleistung dem Betreuer bzw. Vorgesetzten zur Gegenzeichnung und zur vorläufigen Sammlung gegeben werden. Dies sind

  • bei Hiwiverträgen für die Lehre: der jeweilige Dozent bzw. Oberassistent,
  • bei Hiwiverträgen in Arbeitsgruppen des Instituts: der jeweilige direkte Vorgesetzte.

Natürlich können die ausgefüllten Formblätter auch in den entsprechenden Sekretariaten eingesammelt werden.

Die endgültige Sammlung und Archivierung der Arbeitszeiterfassungen für Hiwiverträge im Institut für Physik sowie für Physikveranstaltungen der Lehre wird vom Hiwibeauftragten des Instituts, Dr. Rainer Wanke, durchgeführt (nicht vom Dekanat, wie im Formblatt angegeben). Um die Mehrarbeit aller Beteiligten in Grenzen zu halten, sollten die Formblätter nicht einzeln versendet werden, sondern für einige Wochen (z.B. das entsprechende Semester bei Hiwiverträgen in der Lehre) vom Betreuer/Vorgesetzten bzw. dem jeweiligen Sekretariat gesammelt und dann zusammen per Hauspost verschickt werden. Es sollte auf jeden Fall sichergestellt sein, dass alle Formblätter für alle Kalenderwochen ausgefüllt, unterschrieben und abgegeben wurden.