Was ist die wöchentliche Arbeitszeiterfassung?
Nach §17 des Mindestlohngesetzes (MiloG) muss für alle geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer die tägliche Arbeitszeit erfasst werden. Die Aufzeichnung muss spätestens eine Woche (!) nach der erbrachten Arbeitsleistung stattfinden. Die Belege sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte mit einem Beschäftigungsumfang von
9 Stunden wöchentlich oder weniger fallen in aller Regel unter den § 17 MiLoG. Dies bedeutet, dass für diese Personengruppe die Arbeitszeit zu erfassen und die Belege aufzubewahren sind. Die Erfassung, Dokumentation und Überwachung der Arbeitszeiten liegt in Verantwortung des jeweiligen Betreuers der Hilfskraft und der Einrichtung.
Außerdem ist eine Arbeitszeiterfassung in der Regel auch bei Hilfskräften in Drittmittelvorhaben – unabhängig vom Beschäftigungsumfang – notwendig. Für Unterlagen bei Drittmittelprojekten gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach Abschluss des Vorhabens, die dezentral zu gewährleisten ist. Zu den Unterlagen des Projektes gehören auch die Zeitaufschriebe der Hilfskräfte. Wenn Sie in einem Drittmittelvorhaben beschäftigt sind, geben Sie daher bitte immer auch eine Kopie der Arbeitszeitaufzeichnung an die Projektleitung.
Die Abteilung Personal bietet ein Excel-Sheet an, mit dessen Hilfe die Arbeitszeit erfasst werden kann:
Für wen gilt die wöchentliche Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung muss für alle geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer durchgeführt werden. Dies sind Arbeitnehmer, deren Monatslohn nicht über die Sozialversicherungsfreiheit hinausgeht, d.h. unter 520 € im Monat liegt. Für wissenschaftliche Hilfskräfte sind dies zur Zeit (2023) in der Regel Arbeitsverträge mit
- bis einschließlich 9 Wochenstunden ohne Abschluss,
- bis einschließlich 9 Wochenstunden mit Bachelor- oder vergleichbarem Abschluss (bzw. 8 Wochenstunden, falls der Vertrag über den 1. Dezember läuft und daher Weihnachtsgeld gezahlt wird),
- bis einschließlich 6 Wochenstunden mit akkreditiertem Master, Diplom oder einem vergleichbaren Abschluss.
Alle solchermaßen eingestellten Hiwis sind von der Sozialversicherungspflicht befreit (d.h. Bruttogehalt = Nettogehalt) und müssen ihre Arbeitszeiten entsprechend des Mindestlohngesetzes dokumentieren.
Wie wird die wöchentliche Arbeitszeiterfassung durchgeführt?
In Ermangelung moderner elektronischer Hilfsmittel hat die Personalabteilung ein Excel-Sheet entwickelt, in das die täglichen Arbeitszeiten eingetragen werden und die ausgedruckt und sowohl vom Hiwi als auch vom Betreuer unterzeichnet werden.
Bitte beachten Sie, dass die einzelnen wöchentlichen Arbeitszeiten durch z.B. unregelmäßige Arbeitszeiten oder Vor- oder Nacharbeiten nicht immer unbedingt mit der im Vertrag angegebenen Wochenarbeitszeit übereinstimmen müssen. Eventuelle Überträge, auch negative, können vorkommen. Die gesamte Arbeitszeit (= Wochenstundenzahl × beschäftigte Wochen) muss aber natürlich übereinstimmen. Falls abzusehen ist, dass die tatsächliche Gesamtarbeitszeit größer oder kleiner sein wird als die vertraglich vereinbarte, sollte dies rechtzeitig festgestellt und ggf. der Hiwivertrag geändert werden.
Die ausgefüllten Arbeitszeiterfassungen müssen dem Betreuer bzw. Vorgesetzten zur Verwahrung gegeben werden. Dies sind
- bei Hiwiverträgen für die Lehre: der jeweilige Dozent bzw. Oberassistent,
- bei Hiwiverträgen in Arbeitsgruppen des Instituts: der jeweilige direkte Vorgesetzte.
Die endgültige Sammlung und Archivierung der Arbeitszeiterfassungen für Hiwiverträge im Institut für Physik sowie für Physikveranstaltungen der Lehre wird vom Hiwibeauftragten des Instituts, Dr. Rainer Wanke, durchgeführt. Es sollte auf jeden Fall sichergestellt sein, dass alle Arbeitszeiterfassungen für alle Kalenderwochen ausgefüllt, unterschrieben und abgegeben wurden.